E-Mails gehören zu den wichtigsten Kommunikations- und Dokumentationsmitteln im Geschäftsalltag. Doch viele Unternehmen vernachlässigen die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung. Dabei ist diese Pflicht – z. B. nach GoBD, HGB und DSGVO – klar geregelt. Mit der Managed E-Mail-Archivierung von myDATA IT setzen Sie auf eine revisionssichere, zentrale Lösung auf Basis von MailStore – betrieben, überwacht und gewartet durch unsere Experten.
Gesetzliche Anforderungen verlangen, dass geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden – über mehrere Jahre hinweg. Eine reine E-Mail-Sicherung oder ein Outlook-Postfach reicht dafür nicht aus.
MailStore Server ist die bewährte Lösung für mittelständische Unternehmen, um E-Mails:
Als Managed Service übernehmen wir für Sie:
Unser Angebot richtet sich an Unternehmen ab 5 Mitarbeitenden, die ihre E-Mail-Kommunikation rechtssicher archivieren möchten – unabhängig davon, ob On-Premise, hybrid oder in der Cloud gearbeitet wird.
Besonders empfohlen für:
Mit Managed MailStore von myDATA IT erfüllen Sie gesetzliche Pflichten, entlasten Ihre Server und erhöhen die Verfügbarkeit wichtiger Informationen – ganz ohne technischen Mehraufwand für Ihr Unternehmen.
In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails vollständig, unverändert und nachvollziehbar aufzubewahren – z. B. nach GoBD, HGB, AO oder DSGVO. Eine reguläre Datensicherung (Backup) reicht rechtlich nicht aus, da sie keine revisionssichere Archivierung gewährleistet.
MailStore Server ist eine etablierte Software zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung. Sie archiviert E-Mails automatisiert aus Microsoft 365, Exchange, IMAP-Postfächern oder lokalen E-Mail-Clients wie Outlook – und stellt sie jederzeit für autorisierte Benutzer durchsuchbar zur Verfügung.
Wir übernehmen die komplette Einrichtung, Konfiguration, Wartung und Überwachung Ihrer MailStore-Instanz – lokal oder in der Cloud. Sie müssen sich nicht selbst um Technik, Updates oder Sicherstellung der Archivierungsrichtlinien kümmern – wir erledigen das für Sie.
Ja. Die Archivierung mit MailStore erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sowie der DSGVO. Wir richten den Dienst entsprechend Ihrer Löschfristen und Rollenrechte ein und dokumentieren alle Zugriffe.
Bei Microsoft 365 nutzen wir das sogenannte Journal-Archiving, bei dem alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch archiviert werden – unabhängig davon, ob sie später im Postfach gelöscht oder verändert werden. Die Einrichtung erfolgt vollständig durch uns.
Ja. Wir migrieren auf Wunsch auch bestehende E-Mails aus Outlook-PST-Dateien, Exchange-Datenbanken oder IMAP-Postfächern ins Archiv – revisionssicher und strukturiert.
Zugriffe auf das Archiv können detailliert gesteuert werden. Nutzer erhalten entweder Lesezugriff auf ihre eigenen E-Mails oder – bei entsprechender Berechtigung – auch auf Gruppen-/Funktionspostfächer. Alle Zugriffe werden revisionssicher protokolliert.
Das richtet sich nach Ihren individuellen Vorgaben bzw. gesetzlichen Anforderungen. Typische Aufbewahrungsfristen sind 6 oder 10 Jahre. Wir richten entsprechende Richtlinien für automatische Löschung oder Langzeitarchivierung ein.
MailStore speichert alle E-Mails unveränderbar (WORM-Prinzip), verschlüsselt und mit vollständiger Protokollierung aller Zugriffe. Regelmäßige Backups sind Teil unseres Managed Service und garantieren eine hohe Verfügbarkeit.
Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer oder Postfächer und der gewünschten Speicherdauer. Wir bieten transparente, monatliche Pauschalen an – ohne Investitionskosten für Hardware oder Lizenzbeschaffung. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot.
